Korrespondenz – Tipps für Geschäftsbriefe

Kundenorientierte Geschäftsbriefe

Erfahren Sie, welche Regeln gelten und wie Sie ansprechend und kundenorientiert formulieren. Für einen perfekten Geschäftsbrief.

Korrespondenz entstauben

Standardformulierungen lassen Briefe monoton wirken. Vermeiden Sie Einleitungen wie: „Hiermit…“, „Bezugnehmend auf…“, „Beiliegend senden wir Ihnen…“. Verstaubte Floskeln am Briefschluss: „Wir hoffen, Ihnen mit diesen Unterlagen gedient zu haben und verbleiben…“, „Für Ihre Bemühungen danken wir Ihnen.“, „Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.“

 

Wie formulieren Sie ansprechender? Jetzt ist Ihre Textkreativität gefragt! „Hiermit“ ist als Einleitung nicht mehr zeitgemäß. Was können Sie stattdessen verwenden? Hier einige Ideen: Beginnen Sie mit einem „Danke für …“, Stellen Sie direkt den Bezug zu Ihrem Anliegen her. Stellen Sie Sätze um – z. B. wird aus „Wir freuen uns auf Ihre Nachricht“ eine Formulierung, bei der Ihr Kunde im Vordergrund steht: „Auf Ihre Nachricht freuen wir uns!“

 

Partnerschaftlich formulieren

Es gibt Texte, in denen mit den Buchstaben ein „erhobener Zeigefinger“ erscheint: „Wir weisen Sie darauf hin, dass wir eine zweite Warensendung an Sie nicht auf den Weg bringen können, da Sie die Zahlung nicht eingehalten haben.“ oder „Wir sehen uns gezwungen, nach dem tt.mm.jjjj gerichtliche Schritte gegen Sie einzuleiten.“

 

Derartige Formulierungen kann sich ein Unternehmen mit Gewinnabsicht und Mitbewerbern heute nicht mehr leisten. Wie formulieren Sie partnerschaftlicher? Geben Sie dem Empfänger Ihres Textes die Wahl, ob und wie es weitergeht! Dadurch geben Sie den Schwarzen Peter aus der Hand:

 

  • „Sobald Sie, wie zugesagt, die erste Lieferung bezahlt haben, senden wir Ihnen gern die zweite (Charge) zu.“
  • „Sie können vermeiden, dass es zum gerichtlichen Mahnverfahren kommt. Die hierdurch entstehenden Kosten und Unannehmlichkeiten würden wir Ihnen gern ersparen. Bitte überweisen Sie…“

Verzichten Sie grundsätzlich auf Drohungen und Beamtensprache: gewähren, ordnungshalber, gemäß, stattgeben, etc.

 

Sie-Stil statt Wir-Stil

Sie sind nicht Geschäftsinhaber, schreiben aber im Namen des Unternehmens/der Organisation. Formulieren Sie jetzt mit „Wir“ bzw. „Ich“? In einer Allensbach Studie wurde festgestellt, dass der Kunde Texte im Sie-Stil schneller begreift, da er sich direkt angesprochen fühlt. Texte gleichen Inhalts im Wir-Stil oder in der Passivform, werden dagegen langsamer oder gar nicht verstanden. Lesen Sie diese beiden Sätze einmal laut und achten Sie auf die Wirkung:

 

  • „Wir gewähren Ihnen 5 % Rabatt.“ – „Sie erhalten 5 % Rabatt.“
  • „Wir senden Ihnen heute den Prospekt…“ – „Sie erhalten heute den Prospekt…“

Im Wir-Stil stehen die Interessen des Absenders eher im Vordergrund – kaum eine kundenorientierte Perspektive! In der zweiten Variante fühlt sich der Empfänger stärker einbezogen und wird eher aktiv.

 

Aktivierender Briefschluss

Auch ein Briefschluss sorgt für ein gutes Leseklima. Dieser Satz klingt wenig überzeugend und einladend: „Wir hoffen, Ihnen mit diesen Unterlagen gedient zu haben und verbleiben…“. Dieser auch nicht: „Für Ihre Bemühungen möchten wir Ihnen danken.“ Wie formulieren Sie einen ansprechenden Briefschluss? Aktivieren Sie den Empfänger mit freundlichen Formulierungen:

 

  • „Konnten wir Ihnen weiterhelfen?“
  • „Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns bitte einfach an; wir beraten Sie gern.“
  • „Haben Sie noch Fragen? Oder interessieren Sie sich für die Vorteile eines xy?“
  • „Haben Sie noch Fragen? Unseren Kundenservice erreichen Sie unter der Telefonnummer … oder per E-Mail…“
  • „Wünschen Sie ein individuelles Angebot? Gerne beraten wir Sie telefonisch oder auch in einem persönlichen Gespräch!“
  • „Konnten wir Sie begeistern?“

 

Die 180-Grad-Drehung

Sind Sie offen für ein Experiment? Denken Sie jetzt nicht an Erdbeereis! Ist es Ihnen gelungen? Nein? Unser Gehirn versteht keine Verneinungen. Leichter geht es ihm mit klaren Aussagen wie „Denken Sie jetzt an Obstsalat mit Sahne.“ Was passiert also bei dem Satz „Zögern Sie nicht, uns anzurufen!“? Genau! Der Leser wird auf „zögern“ programmiert – und das wollen Sie ja nicht. Wie formulieren Sie positiv?

 

Der Dreh ins Positive und der Verzicht auf Verneinungen ist anfangs vielleicht ungewohnt. Betrachten Sie Ihre Texte mit den Augen des Empfängers und machen Sie sich den Kundennutzen bewusst! Statt „Zögern Sie nicht, uns anzurufen!“ schrei­­ben Sie „Auf Ihren Anruf freuen wir uns!“ Aus „Wir können die Ware nicht vor Quartalsende ausliefern“ wird „Sofort zu Quartalsbeginn erhalten Sie Ihr individualisiertes Ordnersystem.“

 

 

 

 

Zeitgemäße Korrespondenz mit Stil

Erfahren Sie, welche Regeln gelten und wie Sie ansprechend und kundenorientiert formulieren. Für einen perfekten Geschäftsbrief.
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